Wie Sie Ihre Datenablage sicher organisieren!

Mails, Kundendaten, Verträge und mehr – Unternehmen produzieren Unmengen an Daten. Eine gute Datenablage stellt sicher, dass alles abrufbar und fachgerecht gesichert ist.

Organisiert und sicher: Die Datenablage als Alles-Könner!

Ein wichtiger Baustein zum Erfolg ist die richtige Unternehmensstruktur. Das gilt ebenso für die Datenablage, wo viele verschiedene Daten (Verträge, Kontakte, Artikel, Lösungen, Termine, Regeln, etc.) und auch Ablagemöglichkeiten (PC – Desktop/Notebook), Server, Cloud, Webseiten, …) berücksichtigt werden.

Bei neuen Unternehmen bietet sich die Chance, in den Folgejahren den Aufwand für das Backoffice stark zu reduzieren – sofern man sich bereits zu Beginn einige Gedanken macht.

WER soll WAS WO haben? Alles individuell anpassbar.

Ein Ablagesystem will gut überlegt sein und am besten stellt man bereits von Anfang an eine nachhaltige, einfache Lösung bereit – unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche!

  • Wer? Jedes Unternehmen hat verschiedene Bereiche (nicht zu verwechseln mit MitarbeiterInnen):
      • Geschäftsführung
      • Einkauf
      • Vertrieb
      • Marketing
      • Buchhaltung/Rechnungswesen
      • uvm.

    Egal, wie groß ein Unternehmen ist – erstelle ein Unternehmens-Organigramm, auch als EPU (Einpersonen-Unternehmen) macht das viel Sinn, um Ordnung und Struktur zu bewahren!

  • Was? Jeder dieser Bereiche produziert Daten oder ist auf diese angewiesen: etwa Termine, Kontakte, Regelwerke, Login-Daten, Unternehmensinformationen, Auswertungen, Verträge, etc.. Erfasse diese Datenarten und ordne sie den einzelnen Positionen im Organigramm zu.
  • Wo? Daten können nicht nur unterschiedliche Formate haben – z.B. PDF-Dateien, Excel-Sheets, Word-Dokumente, Fotos, Emails, u.v.m. – und je nach Art werden diese auf unterschiedliche Art aufgerufen – als Datei, in einem Postfach, auf einer internen oder externen Webseite, in einer Datenbank. Notiere auch diese Informationen im Unternehmens-Organigramm.

Ist diese Arbeit erledigt, dann gilt es sich als nächstes Folgendes zu überlegen: Wer darf worauf zugreifen? Von wo? Über welchen Weg (interner Server, Webseite, …)? Wie sensibel sind diese Daten?

Die maßgeschneiderte Ablage!

Wenn alle notwendigen Informationen für eine nachhaltige Datenablage gegliedert wurden, kann man von nun an ein eigenes Ablage-System entwickeln. Je komplexer die Firmenstruktur ist, desto komplexer wird auch die Datenablage – logisch! Man muss das Rad aber nicht immer neu erfinden: Wende dich dafür an einen Profi, der dabei unterstützt eine passende Dateiablage-System zu integrieren. Wir von ICTE, sind als spezialisierter Unternehmensberater und als IT Experten mit dem Aufbau von Datenablagen sehr erfahren und helfen, rasch eine Ordnung in die Ablagenstruktur zu bringen. Das entlastet für die Zukunft und man hat moderne, digitale Unternehmenslösungen parat!

Dabei werden folgende Aspekte bei der Datenablage berücksichtigt:

Sicherheit

Nicht alle Daten dürfen/sollen für jeden sichtbar sein. Ausgehend von den Rollen, basierend auf das Unternehmens-Organigramm, werden verschiedene Sicherheitsgruppen definiert. Wir vergessen dabei auch nicht auf die Sicherheit: Die Ablage wird pro-aktiv vor Viren, Trojanern und Datendieben geschützt!

Zugriffsmöglichkeiten

Wo werden Daten abgespeichert? Die Cloud hat den Vorteil, dass sie von überall zugänglich sind, was aber passiert, wenn das Internet ausfällt? Daten am Computer selbst sind zwar unabhängig vom Netz immer zugänglich – gehen aber auch leichter verloren und sind von unterwegs schwerer zugänglich, wenn sie nicht am Geräte sind. Die passende Lösung ergibt sich erst nach genauer Analyse der Unternehmens-Anforderungen, wie beispielsweise unser 3-2-1-Backup.

Sicherung

Daten können immer verloren gehen, ob nun ein Brand im Büro ausbricht oder ein Verschlüsselungs-Trojaner Daten verschlüsselt: Wie viele und welche Daten wären davon betroffen? Was bedeutet das für’s eigene Unternehmen? Anhand dieser Fragestellung wird ersichtlich, wie oft  welche Daten gesichert gehören – täglich, stündlich oder noch öfter…

Ausfall

Was passiert, wenn eine Datenablage ausfällt? IT-Notfallpläne helfen für den Fall der Fälle! Dafür werden explizit Systeme getestet: Wie lange dauert es, bis das System/der Zugang wiederhergestellt ist? Wie lange darf die Wiederherstellung dauern und wie arbeitet das Unternehmen in der Zwischenzeit?

Archivierung

Auch wenn bestimmte Daten nicht mehr benötigt werden – vielleicht haben diese noch rechtliche Relevanz, wie z.B. Aufbewahrungspflicht? Es gibt dafür Regeln, wie Daten zu archivieren sind – und wie man vermeidet, dass Daten irrtümlich gelöscht werden. Damit bleibt man haftungsfrei und ist auf der sicheren Seite!

Datenschutz

Datenschutz wird immer wichtiger: Nicht alle Daten dürfen für jeden Mitarbeiter im Unternehmen zugänglich sein.

Auch bei Lösungen in der Cloud ist Vorsicht geboten: Beim Hochladen die Cloud, muss man sich bewusst sein, dass man selbst dafür haftet und nicht der Cloud Anbieter. Kommen Datensätze abhanden oder an die Öffentlichkeit, wird man als Unternehmen dafür verantwortlich gemacht. Deshalb ist es wichtig auch hier dementsprechende Sicherheitsmaßnahmen, wie z.B. individuelle Zugriffsrechte zu treffen.

Preis/Leistung

Datenablage kann einfach oder auch sehr aufwendig sein: Letztendlich wird das an die Unternehmens-Bedürfnisse angepasste Angebot des Datenablagesystems  das Preis/Leistungsverhältnis bestimmen. Wir von ICTE achten darauf, dass die IT Bereiche pro-aktiv und daher ohne Ausfälle betreut werden. Das macht den Arbeitsalltag immens einfacher! Sei Dir den Risiken und des  Stellenwertes der eignen IT Infrastruktur innerhalb des Unternehmens gut bewusst, und entscheide im Wohle aller – KundInnen und Mitarbeiter – welche IT-Lösungen langfristig gesehen am effizientesten und nachhaltigsten sind. Wir helfen dabei gerne weiter – angepasst an ein faires Preis-/Leistungsangebot!

By | 2017-06-08T14:29:04+00:00 Juni 8th, 2017|Allgemein, Arbeit, Office, Service, Sicherheit, Tipps & Tricks|0 Comments

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