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Dokumentenmanagement 2017-03-21T13:18:30+00:00

eDocs – moderne Aktenablage

Verwalten & archivieren Sie Dokumente komfortabel online. Implementieren Sie schlanke & benutzerfreundliche Work-flows für den zentralen Zugriff & Wiederauffindbarkeit Ihrer Unterlagen.

Die eDocs bieten Ihnen komfortablen Cloud Service, um Ihre Dokumente online zu archivieren und zu verwalten – einfach und benutzerfreundlich.

Dokumentenmanagement

Eine Lösung zur elektronischen Verwaltung und Archivierung von Dokumenten & Belegen, die sich einfach in Ihre Systeme integrieren lässt
  • Revisionssichere Belegarchivierung

  • Workflowunterstützung

  • Einfach Anpassung von bestehenden Workflowvorgaben

  • Transparente und nachvollziehbare Beleggenehmigung

  • Webbasierend

  • OCR-gestützte Automatismen

  • Automatisierte UID-Stufe-2-Prüfung und gesetzkonforme Archivierung

  • Schnelle Auffindbarkeit von Belegen

  • Einsparung von Papierarchiven und Lagerkosten

  • geringer Papierverbrauch

Weitere optionale Module:

  • SAP Intergration (Cockpit-Lösung)

  • Schnittstellen zu kaufmännischen Softwarelösungen (BMD, DVO, RZL u.v.m.)

  • Automatische Bestell- und Rechnungsnummernvergabe

  • Microsoft Office Integration ab Version 2010

  • Lieferscheinmodul

  • Branchenlösung für Versicherungsmakler zur Policen-Überwachung und -Archivierung

einfach implementiert – schnell integriert

ICTE unterstützt Sie bei der Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Die Digitalisierung und die elektronische Archivierung von Dokumenten im österreichischen Rechenzentrum, sowie deren schnelle Auffindbarkeit sind angenehme Vorteile. Im Sinne des Umweltschutzes ergeben sich Einsparpotentiale beim Papierverbrauch und eine Vielzahl von Belegen wird immer häufiger nur noch elektronisch erzeugt und versendet.

gemeinsame elektronische Rechnungsfreigabe & -archivierung

Die neue USt-Richtlinie ist bereits in Kraft getreten, deshalb sind betriebsintern nun Vorkehrungen zu treffen, die Rechnungsabwicklung organisatorisch zu bewältigen.

Mit eDocs können Sie simpel einem Empfang von elektronischen Rechnungen zustimmen und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen an ein innerbetriebliches Kontrollsystem (IKS) und Steuerungsverfahren.

Aber auch Papierrechnungen können mit eDocs elektronisch freigegeben und rechtskonform archiviert werden.

Die Dokumente werden gescannt und bewegen sich nur noch in elektronischer Form durch Ihr Unternehmen. Mehrere Personen können gleichzeitig und ortsunabhäng auf dasselbe Dokument zugreifen. Die Bschlagwortung liefert bereits die Rohdaten für die automatische Verbuchung im Finanzbuchaltunngsprogramm.

Der Zugriff erfolgt mittels Web-Browser oder mobilen Endgerät. Eine Integration in bestehende ERP Landschaften ist ebenfalls möglich.

Mit unseren Online-Plattformen haben Sie Ihre Dokumente jederzeit und überall verfügbar. Sie benötigen keine lokale Installation zur Abfrage und Prüfung Ihrer Eingangsrechnungen.

eDocs erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards. Bieten Sie Ihren Geschäftspartnern die Rechnungen in elektronischer Form an, entweder per Email oder als Download auf eDocs. Damit erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen bei der elektronischen Rechnungsfreigabe und -archivierung.

Prüfung- praktisch, sicher, einfach

Nutzen Sie für die Abfrage relevanter UID-Nummern das professionelle Service von eDocs und reduzieren Sie Ihr umsatzsteuerliches Risiko und den administrativen Aufwand für Abfrage der Nachweise. Eine gültige UID-Nummer ist in Österreich und bei innergemeinschaftlicher Lieferung Voraussetzung für die Umsatzsteuerbefreiung.

Eine gültige UID-Nummer ist insbesondere für die Einstufung als Unternehmer oder Nichtunternehmer bei innergemeinschaftlichen sonstigen Leistungen (Empfängerortsprinzip) für die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung von Relevanz. Es ist vom Gesetzgeber vorgeschrieben, UID-Nummern laufend zu überprüfen.

benutzerfreundlich

eDocs erleichtert Ihren Mitarbeitern und Geschäftsführung via Mobile Apps die Sammlung von Belegen etc. Schon während der Reisetätigkeit erhält die Buchhaltung Zugriff auf alle Belege des Benutzers. So ist ersichtlich, welche Aufwendungen bereits angefallen sind.

Eine direkte Überleitung in Ihr Buchhaltungssystem erspart die mehrfache Datenerfassung. Eskann sofort ein Beleg-Freigabeprozess gestartet werden. eDocs bietet völlige Transparenz und zeitgenau erfasste Aufwände in Ihrer Buchhaltung. So gehören lästige Rückstellungen der Kosten der Vergangenheit an.