Einsatz von Cloud-Services, aber welche Stolperfallen gibt es?

Die Digitalisierung verändert die Erwartungshaltung der Kunden an neue und verbesserte IT Services. Es ist allen bekannt, dass die Nutzung der Cloud-Technologie je nach gewähltem Cloud-Modell Hardware-, Software- und Betriebskosten einsparen kann und auch nachhaltig Wettbewerbsvorteil erzielt werden kann. Durch die Cloud ist es möglich, neue Kunden-Services sehr schnell und flexibel anzubieten. Es gibt allerdings auch ein paar Stolperfallen, wenn Unternehmen ihre Prozesse und Systeme in die Cloud verlagern. Aber diese sollte man erkennen und vorsorgen.

Neben den rein technischen Überlegungen spielen auch rechtliche und fachspezifische Aspekte eine entscheidende Rolle bei der Migration in die Cloud. In der IT-Strategie eines Unternehmens sollte heutzutage festgeschrieben werden, wie die digitale Transformation für das eigene Unternehmen aussieht und wie viel Cloud-Technologie zur Erreichung der langfristigen Geschäftsziele benötigt wird. Nur auf diese Weise lassen sich Unternehmensprozesse optimal unterstützen und eine schnelle Anpassung auf Kunden- und Marktänderungen sicherstellen. Gerade mittelständische Unternehmen können von den Skaleneffekten der Cloud profitieren. Je mehr Services aus der Cloud verwendet werden, desto besser müssen sich IT Verantwortliche als Business Service Provider verstehen, die Prozesse der Wertschöpfungskette unterstützen und ständig durch den sinnvollen Einsatz von IT verbessern.

Viele Fehler lassen sich bei der Migration in Cloud bereits im Vorfeld durch einen überlegte und vielfach erprobte Vorgehensweise vermeiden
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Erfolgreiche Migration in die Cloud

Fehler 1: Unternehmensziele sind nicht klar definiert und in der IT Strategie ist nicht festgehalten, wie mit dem Thema Cloud umgegangen werden soll

Ist in der IT Strategie nicht klar definiert, wie die Cloud-Ausrichtung des Unternehmens für die nächsten Jahre aussehen und welche Roadmap verfolgt werden soll, dann entstehen oft Insellösungen durch fachlich getriebene SaaS Ansätze im Unternehmen. Diese Cloud-Insellösungen verursachen an den Schnittstellen zu anderen Systemen oder in der Interaktion mit den Mitarbeitern oft einen hohen Aufwand. Die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit leidet darunter.

Vermeidung

Die IT Strategie muss unbedingt das Thema Cloud Computing beinhalten, daraus können mögliche Cloud-Szenarien abgeleitet werden und notwendig organisatorischen Maßnahmen für Ihre Realisierung ergriffen werden. Eine Gesamtarchitektur, die Anforderungen aller Abteilungen aufgreift, kann so leichter erstellt werden.

Fehler 2: Kaum Cloud-Erfahrungen

Die Nutzung von Cloud-Technologie erfordert, wie jede neue technologische Entwicklung, neues Wissen und neue Erfahrungen. Beim Cloud-Computing kommt verstärkt der Aspekt der Datensicherheit zum Tragen, der beim eigenen Rechenzentrum gerne als gegeben vorausgesetzt wird.

Sollen Kundendaten in der Cloud gespeichert werden, so muss geprüft werden, ob die Kunden einer Datenspeicherung in der Cloud zugestimmt haben. Schon vor Beginn der Migration sollte geklärt werden, wie die Daten und Informationen bei Bedarf wieder aus der Cloud abgezogen werden können, wenn etwa der Cloud-Anbieter gewechselt werden soll oder Daten in ein lokales Rechenzentrum migriert werden.

Oftmals fehlt im Unternehmen aufgrund mangelnder Erfahrung das fachlich, rechtliche und technische Knowhow, um alle Aspekte des Cloud Computing abzudecken. Zum Teil schlummert es bei Mitarbeitern in unterschiedlichen Abteilungen.

Vermeidung

Bündeln sie die notwendigen Cloud-Kompetenzen in einem Cloud-Team. Sollte Ihr Unternehmen nur wenig Erfahrung mit Cloud Computing haben, ist es sinnvoll sich mit erfahrenen externen Mitarbeitern bzw. Experten zu verstärken.

Da sich für nicht jedes Szenario für die Cloud eignet, bietet es sich an, einen Prozess im Unternehmen zu etablieren, der prüft, ob ein System oder Prozess überhaupt sinnvoll in die Cloud ausgelagert werden kann. Die Aufgaben des mit der Umsetzung betrauten Cloud-Teams sind dabei sehr umfangreich. Das Wissen für ein erfolgreiches Projekt sollte dabei aus den unterschiedlichsten Abteilungen beigesteuert werden. Typischerweise setzen sich Cloud-Kompetenzen aus Mitarbeitern der Fach- und IT-Abteilung und dem Datenschutzbeauftragten zusammen.

Das Cloud-Team hat folgende Tätigkeiten abzudecken:

• Aufnahme der Ist-Situation (Prozesse und Systeme)
• Nutzen für Anwender definieren
• Bewertung der Komplexität der Systeme und festlegen der Datensicherheitskriterien
• Erstellen einer Gesamtarchitektur (Hybride Szenarien, Schnittstellen)
• Anforderungen an die Infrastruktur (Hochverfügbarkeit)
• Roadmap für die Migration (Beschreibung des Migrationspfad)
• Beurteilung, ob bestehende Applikationen für die Migration neu entwickelt oder direkt migriert werden oder ob eine SaaS-Lösung in Frage kommt
• Festlegen der Projektmethode
• Kommunikation innerhalb des Unternehmens und Wissenvermittlung

Sollte in einem Unternehmen eine neue Applikation, weil es neue Anforderungen und Vorgaben gibt, eingeführt werden, so beurteilt das Cloud-Team ob eine Neuentwicklung stattfinden soll oder ob es eine geeignete Cloud-Lösung eines Anbieters gibt und mit welchem Aufwand diese in die IT Landschaft integriert werden kann.

Die Erfahrung hat gezeigt, dass ein solches Cloud-Team mit den notwendigen Entscheidungskompetenzen und einem hohen Freiheitsgrad ausgestattet sein sollte. Nur so entstehen in diesem Team kreative und innovative Ideen und eine erfolgreiche Projektierung.

Fehler 3: Cloud ist Cloud – wirklich?

Ist die Entscheidung getroffen, in die Cloud zu migrieren und die Mitarbeiter hoch motiviert, um die Umsetzung in der Cloud durchzuführen, stellt sich die Frage nach dem richtigen Cloud Provider. Es muss entschieden werden, ob eine Private oder Public Cloud am besten geeignet ist und welche Verfügbarkeit und Flexibilität am besten zum Unternehmen passen. Danach erfolgt die Auswahl des geeigneten Cloud Providers. Der Preis sollte dabei nie das einzige entscheidende Kriterium sein.

Die Cloud Provider unterscheiden sich sehr oft in essentiellen Bereich, wie der regionalen Datenhaltung, der garantierten Verfügbarkeiten, den erfüllten Sicherheitsnormen und verwendeten Zertifikaten. Auch die technische Voraussetzungen, die beim Kunden erfüllt sein müssen, sind oft unterschiedlich.

Vermeidung

Ein Kriterienkatalog an die Anforderungen, die sich aus der Gesamtarchitektur ergeben, dient als gute Grundlage für die Wahl des richtigen Cloud-Providers. Dem Ziel eine Abhängigkeit vom eigenen Cloud Provider unbedingt zu vermeiden, sollte dabei oberste Priorität eingeräumt werden.

Fehler 4: Migration der komplexesten Applikation zu erst

Oft wird bei der Migration der Ansatz gewählt, die komplexeste Anwendung zu erst zu migrieren. Der Grund ist nachvollziehbar. Wird die umfangreichste Applikation zuerst in die Cloud ausgelagert, dann sind die meisten Prozesse, Schnittstellen und Daten involviert. Hat es erst einmal diese komplexe Anwendung in die Cloud geschafft, sollten die folgende Projekte ein Klacks sein.

Vermeidung

In der Theorie ist das zwar richtig, aber die Erfahrung in der Praxis zeigt, dass es viel zielführender ist, zunächst die einfachste Applikation zuerst zu migrieren. Hier lernt man im Kleinen, ob die angedachten Methoden funktionieren. Auch der zeitliche Aufwand und das Risiko zu Scheitern sind deutlich geringer und damit die Aussicht auf den Projekterfolg höher. Die dabei gemachten Erfahrungen schulen Projektmitarbeiter für größere, komplexere Migrationsszenarien. Ein solches Vorgehen sendet auch eine starke Botschaft nach innen, denn wenn die erste erfolgreiche Migration offensiv unternehmensintern kommuniziert wird, stärkt das bei allen Mitarbeitern das Vertrauen in die IT und die Unternehmensausrichtung.

Fehler 5: Die IT Abteilung wird beim Betrieb nicht gebraucht, da alles über SLA geregelt wird

Selbst wenn ein Unternehmen alle Services aus der Cloud bezieht, wird die IT nicht überflüssig. Im Zuge der Digitalisierung wird IT Wissen immer wichtiger. Die Erwartungen der Fachabteilungen an die IT Abteilungen, neue Services immer schneller und flexibler zur Verfügung zu stellen, steigen.

Vermeidung

Das Anforderungsprofil der IT Mitarbeiter verschiebt sich, weg von der reinen Spezialisierung hin zu einem breiten IT-Knowhow mit starkem Prozesswissen.

Die Beurteilung, ob die standardisierten Service Level Agreements der Cloud Provider wirklich die gewünschte Flexibilität für das Unternehmen bieten, bedarf weitreichender IT Kenntnisse und langjähriger Erfahrung. Das gleiche gilt für die Überwachung der per SLA geschuldeten Leistungen.

Fazit

Bei der Planung für eine Migration in die Cloud, sollte bereits ans Ende gedacht werden. Um eine Abhängigkeit vom gewählten Cloud Provider zu verhindern, hilft es, sich Gedanken zu machen, welchen Aufwand es bedeutet, die Daten zu einem anderen Provider umziehen. Eine gute Planung und die richtige Vorgehensweise sind die Erfolgsfaktoren für die erfolgreiche Migration in die Cloud und die Erfüllung aller Erwartungen in das Cloud Projekt.