Wie können Sie die E-Mail-Flut bewältigen?

Die E-Mail wird häufig schon als veraltet betrachtet, aber in den Unternehmen ist es nach wie vor noch immer das Kommunikationsmittel Nummer 1. Gut und recht. Aber diese Art der Kommunikation bringt auch Ihre Schwierigkeiten mit sich.

Wir werden zum Teil regelrecht mit E-Mails bombardiert. Nur mal schnell die neue Nachricht im Posteingang checken und dann wieder zurück an die Aufgabe, an welcher man gerade gearbeitet hat. Ganz so einfach ist das leider doch nicht.

Ein Mitarbeiter überprüft im Schnitt 36 mal pro Stunde seine E-Mails und es dauert danach wieder einige Zeit, bis er sich auf die ursprüngliche Aufgabe fokussieren kann. Es ist beeindruckend, wie viel produktive Zeit durch diese „kleine“ Unterbrechung verloren geht.

Doch es geht auch anders, mit diesem simplen Ansatz können Sie diesem Problem Abhilfe schaffen. In diesem wirkungsvollen Tipps können Sie die E-Mail-Flut effizient bewältigen:

1. E-Mails in regelmäßigen Zeitblöcken verarbeiten
2. Nachrichten kategorisieren und einmalig verarbeiten
3. Links statt Anhänge versenden
4. E-Mail-Ping-Pong vermeiden durch die richtige Wahl des Kanals
5. Durch Feedback an den Sender Sicherheit schaffen

 E-Mails in regelmäßigen Zeitblöcken verarbeiten

Mitarbeiter erhalten pro Woche durchschnittlich knapp 300 Geschäftsmails (Atlassian 2019). Diese Flut an Nachrichten lässt ohne eine entsprechende Verarbeitungsstrategie selten einen leeren Posteingang zu.

Um die Posteingänge regelmäßig leer zu bekommen, muss man nicht besonders gut und gerne den „Löschen-Button“ drücken können. Es hilft, wenn man sich einfach an die folgenden Regeln hält.

• Benachrichtigungen ausschalten: Es mag zwar hilfreich erscheinen, wenn dieser liebliche und doch gleichzeitig hinterlistige Ton erklingt, wenn eine neue Nachricht in Ihrem Posteingang landet. Es ist aber ein Ton, der Sie regelmäßig bei Ihrer Arbeit unterbricht und von ihrem Fokus abbringt, weil Sie nur mal rasch die neue Nachricht überprüfen…. Um diese Ablenkung zu vermeiden, deaktivieren Sie die Notifikation in Outlook einfach – und halten Sie auch den Posteingang mehrheitlich geschlossen. Damit sorgen Sie, dass Sie nicht unnötig gestört werden. Das erfordert jedoch einen gezielten Umgang mit E-Mails.
• E-Mails stapelweise verarbeiten: Alle E-Mails werden in regelmäßigen Zeitblöcken verarbeitet. Idealerweise dreimal am pro Tag – morgens, mittags und am späten Nachmittag – jeweils für ca. 30 Minuten. Während dieser Zeit liegt Ihr ganzer Fokus voll und ganz auf den Nachrichten im Posteingang. Durch diese Fokussierung auf die Zeitblöcke reduzieren Sie Unterbrechungen und Zeitverlust auf ein Minimum. Das bedeutet aber auch das Sie den Posteingang nicht permanent geöffnet haben. Sie werden schnell bemerken, dass es kein Weltuntergang ist, seine E-Mails nicht immer sofort zu überprüfen.
• Reaktionszeiten einhalten: Es ist nicht zwingend nötig, immer sofort auf E-Mails zu antworten. Aber der Absender soll natürlich möglichst rasch eine Rückmeldung erhalten. Ein Tag Reaktionszeit reicht bei uns in den meisten Fällen aber vollkommen aus. Für den Fall, dass es doch etwas Dringendes geben sollte, werden wir angerufen oder sonst irgendwie kontaktiert (z.B. MS Teams). Welche Regelung haben Sie für die Beantwortung von E-Mails vereinbart? Es ist empfehlenswert, intern eine Reaktionszeit zu vereinbaren. Mitarbeiter wissen dadurch, dass sie beispielsweise innerhalb der nächsten 24 Stunden auf eine E-Mail antworten sollten. Dadurch nehmen Sie ihnen den Zwang, dass sie den Posteingang mehrmals stündlich zu kontrollieren und können sich auf das Wesentliche konzentrieren.

 Nachrichten kategorisieren und einmalig verarbeiten

Sobald Sie den Posteingang geöffnet haben, geht es an das Eingemachte. Es trudeln kurze, lange, schwere, leichte, amüsante, nervige, belanglose und wichtige Nachrichten ein, die Sie nun bearbeiten müssen. „Es dauert aber ewig“ könnten Sie leicht demotiviert denken. Aber mit der richtigen Vorgehensweise funktioniert die E-Mail-Verarbeitung im Handumdrehen.

Kennen Sie das One-Touch-Prinzip? Jede E-Mail wird während dem entsprechenden Zeitblock nur einmal angeschaut und dann direkt verarbeitet. Dazu unterscheidet man am Besten zwischen drei E-Mailkategorien. Je nachdem, ob es sich um eine kleine Aufgabe, eine große Aufgabe oder eine Information handelt, wird diese unterschiedlich behandelt:

• Kleine Aufgabe: Ein Kunde schickt Ihnen eine Terminanfrage und hätte gerne ein rasches Feedback dazu. Die E-Mail wird ruckzuck beantwortet und ist somit abgehakt.
  Dabei handelt es sich um E-Mails, die innerhalb von maximal fünf Minuten erledigt werden können. Sie werden sofort bearbeitet und danach entweder gelöscht oder an einem passenden Ort (E-Mailordner, CRM, …) abgelegt.
• Große Aufgabe: Ein Kunde von Ihnen benötigt ein Angebot für eine neue Anlage.
  Dabei handelt es sich um eine Nachricht, deren Bearbeitung mehr als fünf Minuten Zeit beansprucht. Für die Aufgabe erfassen Sie einen Kalendereintrag. Danach geben Sie dem Kunden eine kurze Rückmeldung dazu, bis wann die Aufgabe erledigt werden kann. Danach können Sie die Nachricht entweder löschen oder ablegen.
• Information: Ihr Kollege informiert Sie darüber, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde. Sie haben es dankend zur Kenntnis genommen. E-Mails, die rein informativ sind, werden gelesen und danach gelöscht oder abgelegt.

Bezüglich der Ablage:

Wie viele Unterordner machen im Posteingang in der Praxis Sinn? Maximal so viele, dass man nie Schwierigkeiten hat, sich zwischen zweien als Ablageort zu entscheiden. Denn sucht man etwas, sollte auf Anhieb klar sein, in welchem Unterordner die jeweilige Nachricht zu finden ist.

 Links statt Anhänge versenden

Die Erfahrung hat gezeigt, dass je weniger Anhänge versendet werden, desto kleiner auch die E-Mail-Flut.

Statt Anhänge sollten Sie Links zu Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien oder OneNote-Seiten verschicken. Warum? Dadurch, dass diese Inhalte an einem zentralen Ort (z.B. SharePoint) abgelegt werden, können mehrere Personen darauf zugreifen und wenn nötig gleichzeitig daran arbeiten. Außerdem ist dadurch sichergestellt, dass jederzeit die aktuellste Version oder Information abrufbar ist, ohne dass immer wieder neue Anhänge versendet werden müssen.

Aber nicht nur Anhänge, sondern auch E-Mail-Inhalte entscheiden darüber, wie groß das E-Mail-Ping-Pong-Potential ist. Alles was inhaltlich wichtigen Gehalt hat und in Diskussionen münden kann, gilt es zu vermeiden. Dadurch entstehen schnell zahlreiche E-Mails, die hin und her geschickt werden. Idealerweise platziert man in der E-Mail lediglich einen Link, der den Empfänger auf Plattform X mit Inhalt Y verweist.

 E-Mail-Ping-Pong vermeiden durch die richtige Wahl des Kanals

RE: AW: AW: AW: AW: AW: … kommt Ihnen diese Buchstabenabfolge in der Betreffzeile von E-Mails bekannt vor? Auch E-Mail-Ping-Pong genannt. Wenn Sie ehrlich sind, bevorzugen Sie andere Sportarten und nutzen die Zeit lieber, um produktiv zu sein.

Bei E-Mails kommt es schnell mal vor, dass zu einem Thema zahlreiche Nachrichten hin und her geschickt werden (siehe auch
Links statt Anhänge versenden.

Im Falle einer Kontaktaufnahme überlegen Sie sich immer: Muss es denn tatsächlich eine E-Mail sein? Je nach Dringlichkeit sollten Sie einen anderen Kanal wählen:

• Sofortige Reaktion: Bei dringenden Anliegen (sofortige Antwort erforderlich) empfiehlt es sich, das persönliche Gespräch zu suchen oder einen Call zu starten.
  Gleichzeitig gilt es jedoch immer abzuschätzen, ob die jeweilige Angelegenheit – sei es eine Frage oder Aufgabe – es rechtfertigt, die andere Person spontan bei ihrer Arbeit zu unterbrechen.
• Reaktion binnen 4 Stunden: Benötigen Sie eine Antwort den nächsten vier Stunden, dann ist die Chat-Funktion von  Microsoft Teams eine gute Wahl. Das Teamwork-Tool ermöglicht es uns, privat oder in Gruppen miteinander zu kommunizieren. Wegen der erhöhten Dringlichkeit empfiehlt es sich hier die Notifikationen eingeschaltet.
• Reaktion binnen 24 Stunden: Ist das Anliegen nicht so dringend und reicht eine Antwort innerhalb der nächsten 24 Stunden, können Sie eine E-Mail senden.

 Sicherheit durch Feedback an den Sender

Warum ist ein Feedback notwendig? Am Besten sieht man es an dem Beispiel:

Ein Kollege hat Ihnen bereits vor ein paar Stunden eine E-Mail geschickt, weil er von Ihnen einen konkreten Vorschlag benötigt. Aber Sie haben ihm noch keine Antwort geschickt. Die Ungeduld beim Kollegen steigt und er fragt sich: „Wann melden Sie sich endlich? Haben Sie die E-Mail überhaupt erhalten? Ist Ihnen noch irgendwas unklar?“

Schnell ein paar Worte in die Tasten getippt und Ihr Kollege hat eine weitere Nachricht an Sie geschickt.

Es ist eine E-Mail, die beim nächsten Mal ganz einfach vermieden werden kann. Wie? Einerseits, Ihr Kollege kommuniziert klar, bis wann er eine Antwort benötigt. Andererseits, indem Sie Ihrem Kollegen eine kurze Rückmeldung dazu geben, bis wann Sie die Aufgabe erledigen können.

So signalisieren Sie, dass Sie

• seine E-Mail erhalten haben,
• verstanden haben, was es zu tun gibt und
• bis wann er mit der erledigten Aufgabe rechnen darf.

Zusätzliche, oft unnötige E-Mails von Senderseite her erübrigen sich so meist. Auch wenn es sich nur um zwei kurze Zeilen handelt: Sie schaffen beim Gegenüber Sicherheit und signalisieren Professionalität.

Fazit

E-Mails in regelmäßigen Zeitblöcken verarbeiten

Die Notifikation von Outlook abschalten und bearbeiten Sie Ihre E-Mails bewusst während ein paar fixen Zeitblöcken über den Tag verteilt. Legen Sie zudem Reaktionszeiten für Ihre Kommunikationskanäle fest.

Nachrichten kategorisieren und einmalig verarbeiten

Kategorisieren Sie Ihre E-Mails. Jede Nachricht wird nur einmal angeschaut, direkt verarbeitet, eingeplant oder abgelegt.

Links statt Anhänge versenden

Vermeiden Sie es in Ihren E-Mails Anhänge und versenden Sie auch keine Mails, ohne Inhalte, die einen Austausch oder Diskussion erforderlich machen. Integrieren Sie lieber Links, um die Empfänger auf eine zentrale Plattform zuleiten, auf der Sie die Inhalte anschauen und wenn notwendig auch bearbeiten können.

E-Mail-Ping-Pong durch die Wahl des richtigen Kanals vermeiden

Verwenden Sie abhängig von der Dringlichkeit Ihres Anliegens einen anderen Kanal:

• Sofortige Antwort: persönliches Gespräch oder Anruf
• Rückmeldung binnen 4 Stunden = Chat
• Rückmeldung binnen 24 Stunden oder länger = E-Mail

Sicherheit durch Feedback an den Sender

Geben Sie dem Absender einer E-Mail immer ein kurze Rückmeldung. So weiß dieser, bis wann er mit der Erledigung der Aufgabe bzw. einer umfangreicheren Antwort rechnen darf.