Als Unternehmer bzw. Geschäftsführer muss man sich immer mit IT-Themen auseinander setzen, zumindest mit den organisatorischen oder finanziellen Fragen. Es beschränkte sich bis vor einigen Jahren auf die Frage, ob man sich das Know How selbst aufbauen soll. Je nach Kerngeschäft und Unternehmensgröße war die Entscheidung, ob man einen eigenen Experten einstellt oder ob es ein Mitarbeiter „nebenbei“ mitmacht. Vor allem bei der letzten Variante wurden viele Bereiche der IT vernachlässigt und die IT Infrastruktur schafft die Anforderungen des Unternehmens nicht oder wurde überdimensioniert. Aber auch der eigene IT-Experte im Haus bringt so einige Probleme mit, was ist z.B. wenn dieser auf Urlaub, Weiterbildung oder krank ist? Mit Managed Services gibt es aber noch eine weitere Option, die Unternehmen zusätzliche Flexibilität in Ihrer IT-Organisation ermöglicht. Jedoch was ganau macht Managed Services aus und wie kann man davon profitieren?

Definition: Managed (IT) Services

Als Geschäftsführer ist man grundsätzlich für den IT-Betrieb des Unternehmens verantwortlich und beauftragt maximal eine andere Person mit der Betreuung. Bei Managed Services kann man die Verantwortung (oder Teile davon) der IT an einen externen IT-Dienstleister – sogenannte Managed Service Provider – auslagern. Managed Services müssen nicht zwangsläufig die eigene IT-Abteilung ersetzen, sondern entlasten diese oder gleichen einen internen Mangel an IT-Spezialwissen aus. Bei größeren Unternehmen ist vor allem der Fachkräftemangel ein Grund für die Nutzung von Managed Service Modellen. Bei kleineren Unternehmen kann auch die komplette Betreuung im Zuge eines Managed Service ausgelagert werden.

Das mögliche Spektrum bei Managed Services wird zunehmend umfangreicher und umfasst vor allem administrative und standardisierte IT-Serviceleistungen aus den Bereichen:

• Netzwerkbetreuung
• Applikationen
• Arbeitsplatz (E-Mail-Services, Printing, Mobile Device Management)
• IT-Monitoring und Patchmanagement
• Datenspeicherung
• Backup sowie
• IT Security

Präventiver Betreuungsansatz

Die benötigten Managed (IT) Services werden in sogenannten Service-Level-Agreements (SLAs) definiert und werden mittel monatlichen Pauschalen abgerechnet. Der Vorteil von Managed Service Provider zeigt sich, dass diese nicht erst im Problemfall eingreifen sondern laufend einen störungsfreien Betrieb sicherstellen.

Der Managed Service Ansatz bedeutet vor allem für Kunden, die den klassischen Ansatz der IT Betreuung gewohnt sind, eine gewisse Umstellung. Der proaktive Betreuungsansatz wird geschätzt, aber man muss auch eine Bereitschaft entwickeln, dafür zu bezahlen. Anstatt nur für „Feuerwehreinsätze“ wenn die IT bereits stillsteht.

Vergleich  Managend IT Services zur klassischen IT-Betreuung

Bei der klassischen IT Betreuung wird reaktiv gehandelt, darum kann man es sehr gut mit einer Feuerwehr vergleichen. Erst wenn ein „Brand“ gemeldet wird, kann die Feuerwehr handeln. So verhält es sich auch bei der klassischen IT-Betreuung, erst mit der Beauftragung wird sich um ein Problem gekümmert. Von der Entdeckung bis zur Lösung des Problems vergehen dadurch oft Stunden, in denen die Mitarbeiter des Unternehmens nicht produktiv sein können.

Bei den Managed Service ist der Ansatz ein ganz anderer, die Systemleistungen laufend überwacht und so kann bei drohenden Problemen zeitnah reagiert werden und so Ausfälle auf ein Minimum reduziert werden. Durch diesen proaktiven Ansatz stellt man nicht nur sicher, dass der Anbieter des Managed Services ohne Aufforderung am reibungslosen IT-Betrieb arbeiten können, das beinhaltet auch Seviceleistungen, die früher gar nicht oder unregelmäßig , weil die Beauftragung Ressourcen- und Zeitaufwendig – dadurch kostspielig – war, z.B. Betriebssystem und Software aktualisieren.

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