Mit den richtigen Tools lässt sich die Zusammenarbeit in Teams optimieren, da gibt es verschiedene Online-Tools und SaaS-Angebote aber auch Groupware-Software. Die Lösungen haben alle gemeinsam, dass sie die digitale Teamarbeit fördern: Sie tauschen Daten miteinander aus, vereinbaren und zu Teambesprechungen online treffen. Microsoft Office 365 bietet umfangreiche Funktionen für die effektive Zusammenarbeit in Teams.

Online-Kommunikation

Besprechungen müssen nicht immer vor Ort abgehalten werden. Mit Online-Meetings, via Skype, Webex & Co können Meetings überall abgehalten werden, man ist unabhängiger und spart auch Zeit und Geld ein. Mit Skype for Business gibt es auch eine Version des Kommunikationstools, dass besser auf die Sicherheitsbedürfnisse eines Unternehmens abgestimmt ist. Mit der Plattform kann man telefonieren, Videokonferenzen abhalten, Dateien austauschen und Inhalte freigeben.

Daten speichern und austauschen/freigeben

Für den Datenaustausch sind vor allem die Cloud-Dienste für Private, wie Dropbox, OneDrive oder Google Drive bekannt. Als Anwender legen Sie für Dateien und Ordner fest, wer diese einsehen oder bearbeiten kann. In der Cloud gespeicherte Dokumente lassen sich mit der passenden Software (wie Office online oder Office 2016) von mehreren Teammitgliedern gleichzeitig bearbeiten, was die Effizienz deutlich steigert. Aber nicht nur Office 365 bietet die Möglichkeit sondern auch mit Google Docs wäre dies möglich.

Bei der Auswahl des Cloud-Anbieters sollten Sie auch auf Datenschutz und Datensicherheit achten
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Sicherheit der Onlinedaten mit Cloud-Diensten

Für Unternehmen sind sicher geschützte Daten besonders wichtig. Microsoft hat neben den bestehenden Rechenzentren in Europa nun auch ein eigenes Rechenzentrum, das von der deutschen Telekom als Datentreuhänder betrieben wird. Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag Dropbox der Horror aus Datenschutzgründen.

Vor allem wenn Sie mit Microsoft Office arbeiten, lohnt sich unser Office 365 Angebot zu nutzen. Eine Alternative wäre auch Autotask Workplace (vorher Soonr) bei dem man nicht nur Lese- und Schreibberechtigungen vergeben kann, sondern auch Office-Dokumente als PDF anschauen lassen, ohne dass das Dokument als PDF gespeichert wurde.

SaaS –  mieten statt kaufen

Der Kauf von Softwarelizenzen kann mit unter sehr kostspielig sein, bei SaaS (Software as a Service) nutzen Sie die Software online und zahlen im Abonnement. Microsoft Office 365 wird nach dem Prinzip angeboten. Der Vorteil ist, dass man gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen auf diese Weise den Aufwand und die Kosten eigener Hardwarelösungen sparen kann. Die Umstellung auf Cloud-Computing spart Kosten und Ressourcen ein. Die Vorteile im Überblick:

• Komfort: Anbieter übernimmt Konfiguration und Wartung
• Skalierbarkeit: Mehr Speicherplatz und weitere Nutzer lassen sich leicht hinzufügen
• Kostengünstig: Sie benötigen keine zusätzliche Hardware
• weltweiter Datenzugriff: auch mobile über Apps für Android, Windows und iOS
• vereinfachte Teamarbeit über verschiedene Standorte hinweg

Alternative Groupware-Lösungen für Teamwork

Mit Groupware-Lösungen können Teams über zeitliche und/oder räumliche Distanz zusammenarbeiten. Microsoft Exchange und Outlook als Client sind Standard in Sachen Mail-Infrastruktur.

Kolab wurde ursprünglich im Auftrag des Deutschen Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entwickelt und ist eine Open-Source-Groupware-Alternative zu Google Docs und Office 365. Aber auch Open Xchange App Suite ist ein beliebter Ersatz für Exchange.

Die meisten Lösungen für effizientere Teamarbeit können kostenlos getestet werden, die Auswahl sollte von Ihren persönlichen Anforderungen abhängen.