Bei Workplace 4.0 ist die Möglichkeit einfach mit Kollegen, Partnern und Kunden zusammenarbeiten zu können, eine wichtiger Punkt, deshalb ist es wichtig die richtigen Tools zur Verfügung zu haben. Eines dieser Tools ist OneDrive for Business, es ermöglicht das Speichern und teilen von Dokumenten.

Worin unterscheiden sich OneDrive und OneDrive for Business?

Wenn man auf die Homepage von OneDrive geht, kann man bei der Anmeldung zwischen OneDrive und OneDrive für Business auswählen. Darum schauen wir einmal beide Versionen genauer an!

Auf der Homepage wird OneDrive als ein Ort für alles Wichtige im Leben beworben. Der Nutzer erhält 15 GB Onlinespeicher gratis. Auch OneDrive for Business wird als ein Ort für alles Wichtige im Leben angeführt, aber kostet jedoch € 3,80 pro Benutzer.  Dafür erhält man aber 1 TB Onlinespeicher

Das heißt beides ist ein Ort für alles Wichtige im Leben, aber es sind doch zwei unterschiedliche Produkte. Also muss es abgesehen vom Preis und Speicherplatz noch einen Unterschied geben:

OneDrive for Business bietet:

• Alle Dateien an einem Platz
  • 1 TB Speicher Zugriff von überall
  • Offline Sync
• Fördert die Zusammenarbeit
  • einfacher Dateiaustausch,
  • Office Integration
  • gemeinsames bearbeiten
• Service auf Unternehmens-Niveau
  • sicher
  • Admin-kontrolliert

Durch die offline Synchronisation kann auch ohne Internetzugang auf die Daten zugegriffen werden. Die Dateien können geteilt werden oder man kann gemeinsam daran Arbeiten. Das fördert die Arbeit mit dem Team, egal ob extern oder intern. Zusätzlich kann man sicher sein, dass die für Office 365 geschaffenen Sicherheitsmechanismen auch (bzw. gerade) für OneDrive for Business gelten.

Aber man kann nicht nur die Dateien auf den Computer synchronisieren oder über das Webportal zugreifen, sondern auch über mobile Apps.

• Laden, Synchronisation und Bearbeitung
• Mobile Device Management kann einen Missbrauch bei Verlust verhindern (inkl. der Zugriff auf das Geräte kann gesperrt werden).

Was genau ist jetzt OneDrive for Business?

• Onlinespeicher für Unternehmen mit 1 TB pro Benutzer
• Einfaches und sicheres Teilen mit internen und externen Usern
• Synchronistation zur Offline Nutzung
• Integration von Office-Online-Dateien
• Dateien bearbeiten
• einfache Dokumenten-Managementfunktion: Versionierung, ein-/auschecken
• umfassendes Management durch eigene IT – durch Policies kann definiert werden, dass keine Dateien synchronisiert werden oder das Dateien aus dem OneDrive heraus mit externen geteilt werden können.
• Single Sign On durch Active Directory Verknüpfung.

Best Practise: Was nutze ich wann?

Was müssen Sie bei der Migration von Daten beachten?

Eine 1:1 Übernahme der Daten ist nicht zu empfehlen. Beachten Sie:

• Wie viele Daten sollen übernommen werden?
• Wie viele Dateien sollen übernommen werden?
• Wie groß sind die Dateien?
• Wie ist die Verzeichnisstruktur? Wie tief verzweigt?
• Welche Dateitypen gibt es?
• Gibt es ungentzte Inhalte?

Es muss anschließend geplant werden, was wohin kommen soll! Und wie die Migration der Daten erfolgen soll: Mit Boardmittel oder soll es durch einen Drittanbieter erfolgen, wichtig dabei sind müssen bzw sollen die ursprünglichen Metadaten, wie wer hat das Dokument erstellt, erhalten bleiben.

Ein Umstieg von einem freien Onlinespeicher, egal ob Dropbox oder OneDrive, zu einer unternehmenstauglichen Lösung,  ist allein schon aus Sicherheitsgründen zu empfehlen, den da hat die IT noch immer die Kontrolle über die Unternehmensdaten.