In einem weiteren Beitrag unserer #SmartWorkingTips-Reihe zeigen wir Ihnen, was Sie beim Teile von Dateien in SharePoint und OneDrive beachten sollten.
#SmartWorkingTipps: Sicheres Teilen von Dateien mittels SharePoint & OneDrive
Sie kennen es sicher aus dem Arbeitsalltag: Kurz vor Feierabend noch schnell für das morgige Meeting alle Unterlagen per Link-Zugriff verschickt. Am nach Hauseweg fällt ihnen ein, das Sie die Unterlagen an eine falsche E-Mail-Adresse gesickt haben und die Links für die Unterlagen kann jeder mit dem Link öffnen. Die Freude über den Feierabend verfliegt mit Ihnen jetzt mit Sicherheit.
Datenschutz fängt aber bereits vor dem Versenden an!
Daten in der Cloud speichern zu können, ist grundsätzlich eine tolle Angelegenheit und spart auch lokalen Speicherplatz. Zusätzlich haben Sie auch von überall aus Zugriff auf Ihre Daten, z.B. via OneDrive for Business. Für Kollegen innerhalb Ihres Teams, die Zugriff auf Dokumente, Bilder, Präsentationen, … benötigen und diese eventuell sogar gleichzeitig bearbeiten sollen, ist die Speicherung z.B. in Microsoft SharePoint hervorragend.
Sowohl in OneDrive als auch SharePoint können Sie Dateien auch extern, z.B. an Kunden oder externe Dienstleister, wie Marketingagenturen, per Link verschicken. Wir empfehlen Ihnen dafür aber sich nicht auf die Standardeinstellungen zu verlassen, sondern einige Einstellungen zum Datenschutz vorzunehmen.
1. Grundeinstellung "externes Teilen"
Wir empfehlen Ihnen in den Admin-Einstellungen für OneDrive als auch für SharePoint die Option „Jeder mit diesem Link“ zu deaktivieren – d.h. den Schieberegeler um mindestens eine Stufe strenger einstellen. So können fehlgeleitete Links schon mal nicht von falschen Empfänger geöffnet werden. Das gilt auch, wenn die Mail an einen anderen Empfänger weitergeleitet wird, kann dieser diese nicht öffnen.
2. Freigeben von Dateien, Ordnern & Listenelementen
Es empfiehlt sich auch vor dem Versenden eines Links, die Zugriffsberechtigungen individuell anzupassen.
Bei OneDrive ist es aktuell auch möglich, Passwörter zum Öffnen des Links zu vergeben oder auch ein Ablaufdatum für den Link zu vergeben, nachdem ein Zugriff auf das verlinkte Element nicht mehr möglich ist.
3. Regelmäßiges Überprüfen freigegebener Dateien
Überprüfen Sie in regelmäßigen Abständen Ihre Freigaben. Suchen Sie dazu in Ihrem Dateimanager nach Dateien, Ordnern und Listenelementen, ob diese noch Zugriffsrechte haben
Unter OneDrive sind diese bereits einfach im Windows Explorer zu erkennen, da in der Statusangabe zu dem Element ein „Männchen“ angezeigt wird.
In SharePoint können Sie die Freigaben nicht so einfach überprüfen, da dies weniger offensichtlich angelegt ist.
Hier ist es notwendig, dass Sie mittels Mouse-Over über den Dateinamen die Zugriffsberechtigungen öffnen oder über die drei Punkte „…“ rechts neben dem jeweiligen Element.
Eine umfassendere Anleitung für die Berechtigungs-Einstellungen finden Sie auf der Microsoft Support Seite oder erhalten Sie natürlich auch bei uns persönlich!
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