Vier Tipps für moderne Arbeitsplätze

Gerade jetzt in Zeiten wie diesen ist es wichtig, dass man auch von zu Hause aus produktiv arbeiten kann. Ein moderner Arbeitsplatz bietet Ihren Mitarbeitern sehr viel Flexibilität und mit den entsprechenden Tools können Sie theoretisch von überall auf der Welt effizient arbeiten. Wichtig dabei ist, dass alle Daten jederzeit online abrufbar sind und die Mitarbeiter miteinander kommunizieren können. Von der technischen Seite gibt es hier keine Probleme, Sie benötigen nur die richtigen Tools. In diesem Beitrag erhalten Sie vier Tipps für den modernen Arbeitsplatz.

1. Online-Speicherplatz

Damit Ihre Mitarbeiter effizient und produktiv arbeiten können, müssen die notwendigen Daten jederzeit und überall verfügbar sein. Ein Online-Speicherplatz bietet Ihnen die Verfügbarkeit. Viele dieser Tools bieten auch schon die Möglichkeit, dass Dokumente direkt in der Cloud bearbeitet werden können ohne diese erst herunterladen zu müssen. Oder aber die lokal bearbeiteten Dokumente werden direkt in die Cloud gespeichert. So ersparen Sie sich die unendlichen Versionierungen (wie Projekt_V1, Projekt_V2, Projekt_final, Projekt_final_final,…). Ein weiterer Vorteil ist, so sind Sie auch immer sicher, dass jeder die aktuellste Version zur Verfügung hat und sollte doch mal ein Fehler eingeschlichen haben, können Sie auch auf eine frühere Version zurückgreifen.

Wir können hier vor allem Microsoft OneDrive für die eigenen Dokumente und Microsoft SharePoint für gemeinsame Dokumente empfehlen. Häufig haben Sie bereits beide Produkte im Haus, da diese in Microsoft 365 Business Paketen (Basic, Standard und Premium) enthalten sind. Sollten Sie nur das Paket Microsoft 365 Apps for Business besitzen, haben Sie nur den privaten Speicherplatz OneDrive for Business dabei. Hier können Sie Dateien und Ordner per Link mit Ihren Kollegen teilen.

Der Cloudspeicher von Microsoft hat noch einen weiteren Vorteil, das automatische Zwischenspeichern der Dokumente sorgt dafür, dass jede Änderung dokumentiert wird und nichts verloren geht.

2. Kommunikations-Hub: Microsoft Teams

Microsoft hat mit Teams ein ideales Tool für einen modernen Arbeitsplatz geschaffen. Ihre Mitarbeiter erhalten mit der chatbasierten Kommunikation jederzeit einen Überblick über das entsprechende Projekt. Es lassen sich alle Diskussionen inklusive der Arbeitsstände einfach verfolgen – das ist sehr hilfreich, wenn Mitarbeiter erst später in ein Projekt einsteigen. Im Gegensatz zu Emails sind die Absprachen deutlich aufgeräumter und auch chronologisch lesbar.

Bei der Verwendung von Teams werden Ihre Dateien automatisch auf SharePoint gespeichert. Auf diese Weise haben auch alle Team-Mitglieder, die eventuell nicht Teil Ihres Unternehmens sind (z.B. externe Mitarbeiter) einen Zugriff auf aktuelle Dateien.

Teams ist ein hervorragendes Kommunikationstool. Aber machen Sie sich unbedingt vorab Gedanken, wenn Sie es bei Ihnen im Unternehmen einführen wollen. Nicht jeder arbeitet und kommuniziert intuitiv mit diesem Tool. Es ist unerlässlich, dass Regeln für die Kommunikation festlegen und alle Mitarbeiter in der Bedienung schulen.

3. Online-Meetings mit Teams abhalten

Bei einem modernen Arbeitsplatz ist es notwendig, dass Sie sich mit Ihren Mitarbeitern austauschen können. Es ist schon lange nicht mehr notwendig, dass man sich dafür physisch gegenüberstellen muss. Mit Skype for Business hat Microsoft schon lange ein solches Tool mit vielen Möglichkeiten der Konferenzgestaltung zur Verfügung gestellt,

Skype ist schon einige Zeit ein fester Bestandteil von Teams und wurde in den letzten Monaten stark weiterentwickelt und hat viele neue Features bekommen. Teams soll spätestens nächstes Jahr Skype for Business komplett ablösen.

Sie können auch im Teams Bildschirminhalte oder Präsentationen teilen. Außerdem ist es auch möglich Personen (auch außerhalb des Unternehmens) als Gäste zu einem Meeting einladen. Diese benötigen dazu auch keine eigene Teams-Lizenz und können das Online-Meeting in einem Browser öffnen ohne Teams selbst installieren zu müssen.

4. Aufgaben sinnvoll erledigen und nichts vergessen

Bringen Sie ihre To-Do-Listen in die digitale Welt statt diese auf Papier zu haben. Es gibt wirklich viele sinnvolle digitale Tools, die Sie immer und überall bei der Arbeit unterstützen. Die Möglichkeiten beginnen bei einfachen Tools für ToDo-Listen und reichen bis zu kompletten Projekttools, mit denen Sie Ihre Aufgaben verwalten oder aber auch im Team teilen können. Sie behalten auf diese Art immer die Übersicht über die gesamten Aufgaben Ihres Teams.

Auch Microsoft bietet dazu mehrere Tools. Für das einfache Abhaken von Listen können wir Microsoft ToDo empfehlen. Mit Microsoft Projects erhalten Sie ein Tool, mit dem Sie einen kompletten Projektplan mit verschiedenen Aufgaben abbilden können. Zusätzlich können Sie Ihre Arbeit mit Microsoft Planner im Kanban-Board-Stil planen. Aktuell ist Microsoft dabei ToDo und Planner in ein Tool zusammenzufassen.

Wie auch die bisher vorgestellten Tools sind diese komplett in Microsoft 365 integriert und so können Sie jederzeit auf Ihre Dateien in OneDrive oder SharePoint zugreifen

Fazit

Mit diesen vier Tools haben Sie nur eine kleine Auswahl erhalten, wie Sie einen modernen Arbeitsplatz mit den Microsoft-Tools realisieren könnten. Es gibt noch viele weitere Anwendungen, die dafür sorgen, dass Ihr Unternehmen flexibel bleibt. Sind Sie auf der Suche nach weiteren Lösungen, dann kontaktieren Sie uns gerne – wir helfen Ihnen gerne bei der Optimierung Ihres modernen Arbeitsplatzes.