Wie wähle ich den passenden externen IT-Dienstleister?

Was machen Sie, wenn Ihr Klo rinnt und Sie auf der Suche nach einem guten Installateur sind? Genau, Sie fragen in der Familie und bei Freunden nach, ob jemand eine Empfehlung für Sie hat? Natürlich wird für Sie auch am wichtigsten eine Empfehlung von jemanden sein, der den Installateur auch fachlich gut einschätzen kann. Im Grunde gilt das auch für die Suche nach einem externen IT Dienstleister. Aber wenn sollten Sie da fragen? Den Onkel oder Freunde aus anderen Branchen fragen, ist nicht unbedingt die optimale Variante, denn die haben entweder keine oder ganz andere Anforderungen an die IT.

Deshalb werde ich stellvertretend für Ihre Freunde sein und Ihnen versuchen einige Fragen schon im Voraus zu beantworten. Sollten Ihnen am Ende des Beitrags noch Fragen nicht beantwortet haben, dann würde ich mich über ein persönliches Gespräch mit Ihnen freuen, um diese zu beantworten.

Inhalt

  • Anforderungen an den IT-Dienstleister

  • Auswahl des IT-Dienstleister

  • Wichtige Fragen an den IT-Dienstleister

  • Fazit

Anforderungen an den externen IT-Dienstleister

Für den Fall das Sie schon einmal auf der Suche nach einem externen IT-Dienstleister waren, dann haben Sie wahrscheinlich bereits festgestellt, dass es viele von denen gibt. Hierbei finden Sie sowohl größere als auch kleinere. Alle sind unterschiedlich aufgestellt, einige sind dabei breiter aufgestellt, andere eher spezialisiert. Und natürlich behauptet jeder von sich selbst der Beste zu sein. Wie können Sie also feststellen, ob der IT-Dienstleister auch für Sie passend ist?

Die Antwort ist relativ simpel: Überprüfen Sie als erstes, ob der externe IT-Dienstleister überhaupt Ihren Anforderungskatalog gerecht wird, dazu zählen vor allem folgende Punkte:

Fachliches Know-How

Ein externer IT-Dienstleister sollte sich vor allem gut auskennen mit…

  • den gängigen Standard-IT-Serviceleistungen, wie Server Betreuung und/oder User Help Desk
  • zu Ihren Anforderungen passende Spezial-Bereichen etwa spezielle Security- oder Storage-Lösungen
  • neuesten technologischen und branchenrelevanten Entwicklungen, momentan z.B. RPA (Robotic Process Automation) oder IoT (Internet of Things)
  • Stärken und Schwächen einzelner Lösungen, sodass Sie beispielsweise abwägen können, ob eine gute Gesamtlösung oder doch eine Best-of-Breed Strategie besser zu Ihren Unternehmensprozessen passt.
  • Extremsituationen in der IT-Welt z.B. einem Komplettausfall durch Ransomware
  • essentiellen Fortbildungen und Zertifikaten für seinen eigenen IT-Techniker
  • interne Mitarbeiterschulungen für Kunden, etwa Security Awareness Schulungen

Kapazitäten

Neben der Instandhaltung und Überwachung Ihrer Systeme muss ein externer IT-Dienstleister auch die notwendigen Kapazitäten haben, um …

  • zu Ihren regulären Arbeitszeiten einen IT-Techniker zur Verfügung stellen, der im Bedarfsfall schnell eingreift oder entstandene Schäden bereinigt
  • den richtigen IT-Spezialisten für jedes Ihrer System anzubieten
  • in allen Situationen schnell zu reagieren und rasch die richtigen Lösungen umzusetzen

Gesamtbild

IT-Technologien entwickeln sich ebenso schnell wie Geschäftsprozesse, deshalb sollte ein externer IT-Serviceanbieter stets über den Tellerrand blicken können. Das heißt, er sollte …

  • ausreichend Erfahrung im IT-Projektmanagement mitbringen
  • out-of-the-box denken können, z.B. durch Vorschläge zu Finanzierungsmöglichkeiten
  • strategisch vorausplanen, z.B. bei der Implementierung einer neuen IT-Infrastruktur, die genügend Möglichkeiten für zukünftige Entwicklungen mitbringt.

Input & Impulse

Die IT sollte vor allem Ihr Geschäft und auch Ihre Prozesse voranbringen. Einen guten IT-Anbieter zeichnet sich deshalb dadurch aus, dass er auch ein …

  • Impulsgeber für unternehmensrelevante Optimierungen im Bereich IT ist.
  • Ansprechpartner ist, an den Sie sich vertrauensvoll wenden können.
  • objektiver Experte ist, der Stärken und Schwächen zu Ihrem Vorteil beleuchtet
  • verlässlicher Informant über Trends und Fortschritte zu IT-Themen, die Sie interessieren könnten, ist.

Kundenbeziehung

Eine persönliche Beziehung zwischen Ihnen und dem externen IT-Dienstleister spielt ebenfalls eine entscheidende Rolle. Für eine fruchtbare Zusammenarbeit ist ein gutes, vertrauensvolles Verhältnis auf lange Sicht unabdingbar.

Auswahl des IT Dienstleister

Es lässt sich grundsätzlich zwischen drei Arten von IT-Dienstleister unterscheiden:

  • das junge aufstrebende Start-Up
  • das mittelgroße, spezialisierte IT-Unternehmen
  • der breit aufgestellte IT-Marktführer

Sie könnten jetzt der Meinung sein, dass die Größe des IT-Dienstleisters die wichtigste Rolle spielt, aber tatsächlich ist die Antwort nicht so simpel.

Der IT-Marktführer kann ebenso motivierte Mitarbeiter haben, wie das junge Start-Up, während das mittelgroße IT-Unternehmen vielleicht genau das richtige IT-Spezialwissen für Ihre Anforderungen bereithält und dem großen Marktführer darin in nichts nachsteht. Die Frage, welcher externer IT-Dienstleister zu Ihnen passt, ist sehr individuell und erfordert noch weitere Antworten.

Wichtige Fragen an den IT-Dienstleister

Ich kann es gut verstehen, dass es schwierig ist, einen Anbieter zu finden, der zu einem passt. Besonders, wenn er aus einer so speziellen und schnelllebigen Branche kommt wie der IT. Aus diesem Grunde haben wir hier die wichtigsten Fragen zusammengefasst, mit deren Hilfe Sie in Ihrer Suche wieder ein Stück weiterkommen:

Bringt der IT-Dienstleister die notwendige Manpower mit?

Gerade bei Unternehmen, die wachsen, sollten bei der Wahl des passenden IT-Dienstleisters einkalkulieren, dass die Manpower auch in Zukunft den Anforderungen entsprechen muss. Während etwas 100 IT-Arbeitsplätze auch gut von einem kleinen Dienstleister betreut werden können, braucht es bei 300, 500 oder gar 2.000 IT-Arbeitsplätzen schon deutlich mehr Ressourcen.

Hat der IT-Anbieter ausreichend Erfahrung, um auch im Notfall kompetent reagieren zu können?

Ein IT-Anbieter kann noch so motiviert sein, in vielen Situationen spielt die langjährige Erfahrung eine entscheidende Rolle, um kompetent agieren zu können. Die Chance eine Extremsituation wie einen IT-Ausfall oder Cyber-Angriffe bestmöglich zu managen, ist bei einem erfahrenen IT-Dienstleister in der Regel höher als bei einem jungen Start-Up.

Ist das Spezialwissen vorhanden, dass für meine Anforderungen gebraucht wird?

Jede Branche ist anders: Eine Kanzlei oder ein Versicherungsmakler hat im Umgang ihrer sensiblen Daten andere Anforderungen als etwa eine Marketing Agentur, die rein online arbeitet. Bei einer überschaubaren IT-Landschaft oder ganz spezialisierten Anforderungen, dann ist es einfach einen IT-Anbieter jeder Größe bzw. mit der entsprechenden Spezialisierung zu finden, der der richtige Ansprechpartner für Sie ist. Der Vorteil eines mittleren IT-Dienstleisters – wie uns, mit einem großen Partnernetzwerk ist,  dass Sie immer einen persönlichen Ansprechpartner haben und auch in Zukunft für jedes System der richtige Spezialist zur Verfügung steht.

Überzeugt mich das Angebot an Partnern, Systemen, Herstellern, usw.?

Es muss hier nicht großes Angebot sein, sondern viel wichtiger ist die Vielfältigkeit. Ein kompetenter IT-Dienstleister bietet z.B. eher 2-3 bewährte Security Management Lösungen an, deckt dafür aber das gesamte Repertoire an IT-Themen von Netz-, Server-, Cloud-Lösungen bis hin zum Managed Workplace ab.

Nimmt sich der IT-Dienstleister Zeit für mich und meine Anliegen? Oder bin ich hier nur eine Nummer?

Bei großen IT-Anbietern ist es häufig, dass man als kleines oder mittleres Unternehmen gar nicht richtig wahrgenommen wird. Unser Interesse gilt aber vor allem den kleinen und mittelständischen Unternehmen, denn hier verstecken sich oft fantastische Ideen, die wir liebend gerne mit Ihnen umsetzen.

Wie ist das Preis-Leistungs-Verhältnis?

Hier sollten Sie sich verschiedene Angebote einholen. Auch wenn Sie vermutlich denken, dass das junge Start-Up bestimmt die besten Preise machen kann. Ein großer IT-Dienstleister kann besser skalieren, als ein Startup, jedoch muss man auch einen größeren Verwaltungsapparat mit finanzieren. Ein etablierter IT-Dienstleister, wie ICTE, hat den Vorteil, dass wir keinen großen Verwaltungsapparat haben und sehr gut skalieren können, was sich wiederum auf den Preis für Sie positiv auswirkt.

Kann der IT-Dienstleister seine Versprechen in Sachen IT-Know-How, Manpower, Zertifikate, usw. halten?

Das ist eine Frage, die für Sie als Kunde nicht ganz so einfach beantworten lässt. Wir raten Ihnen hier ein wenig zu recherchieren und direkt nachzufragen, ob der Anbieter tatsächlich Partner der genannten Hersteller ist oder die notwendigen aktuellen Zertifikate vorweisen kann.

Bekomme ich hier eine 0815-Lösung oder innovative Konzepte?

Unabhängig von seiner Größe können IT-Dienstleister Ihnen das eine oder andere liefern. Achten Sie aber bereits beim ersten Gespräch darauf, ob Ihr Ansprechpartner Impulse gibt, Systemlösungen ehrlich und objektiv betrachtet und Ihnen dabei hilft, die Produkte und Lösungen zu finden, die auch zu Ihnen passt.

Kann mich der IT-Anbieter bei der Verwirklichung meiner Ideen unterstützen?

Hier sollten Sie auch schon, früh auf solche Signale achten. Stellen Sie sich immer die Frage, ob der kontaktierte IT-Dienstleister Ihnen nur schnell was verkaufen möchte oder sich Zeit für Ihre Ideen und Anliegen nimmt. Sie sollten immer nur einen Anbieter wählen, der Sie bei der Verwirklichung Ihrer innovativen Projekte unterstützend begleitet.

Fühle ich mich gut aufgehoben und lässt sich auf lange Sicht ein vertrauensvolles Verhältnis herstellen?

Neben der fachlichen Qualifikation ist aber auch Ihre subjektive Wahrnehmung wichtig. Ein externer IT-Dienstleister sollte auch Ansprechpartner für vertrauliche Anliegen sein, um langfristig eine gute und gewinnbringende Partnerschaft eingehen zu können.

Fazit

Bei der Auswahl Ihres IT-Dienstleisters sollten Sie sich genügend Zeit nehmen!

Es gibt zahlreiche Kriterien bei der Auswahl eines passenden IT-Dienstleisters zu beachten. Lassen Sie sich daher genügend Zeit und fragen Sie auch Freunde oder Bekannte nach Empfehlungen.

Wie bereits am Anfang des Beitrags angekündigt, nehme ich mir ebenfalls gerne Zeit dafür, Sie bei der Suche nach einem IT-Anbieter zu unterstützen, der zu Ihnen passt.

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