Im Zuge vom Arbeitsplatz 4.0 und dem mobilen Arbeiten reden alle vom Arbeiten in der Cloud. Microsoft bietet mit Office 365 ein Cloud-Service an, dass ideal für mobiles Arbeiten ist – man kann damit schneller und besser zusammenarbeiten. Viele der in Office 365 enthaltene Dienste, auch einzeln angeboten, wie E-Mail, Datei- und Dokumentenmanagement, Intranet, Gruppen-Arbeitsräume, Audio- und Video-Konferenzen sind vielen ein Begriff.

Aber für eine Entscheidung ist es wichtig den individuellen Nutzen zu kennen: Was genau bring Office 365 ausgerechnet Ihrem Unternehmen? Mit den folgenden Fragen helfen wir Ihnen herauszufinden, ob Office 365 das Richtige für Sie und Ihr Unternehmen sein könnte.

Möchten Sie und Ihre Mitarbeiter gerne auch außerhalb des Büros arbeiten können?

Ein wichtiger Grund, um die vorhandenen Arbeitsweisen zu überdenken, ist der Wunsch oder die Notwendigkeit auch außerhalb vom Büro voll arbeitsfähig zu sein. Das gilt vor allem für Mitarbeiter im Außendienst. Aber in der heutigen Zeit sind flexible Arbeitszeiten und immer überall arbeiten zu können ein größer werdender Wunsch der Mitarbeiter. Früher war ein Problem bei der Umsetzung mobiler Arbeitsweisen ungeklärte Lizenzfragen und Sicherheitsprobleme der eigenen IT für die Nutzung von Tools auf mobilen Devices und Home Office Arbeitsplätzen. Office 365 ist hier eine geeignete Lösung: Dokumente und Information, welche man für die tägliche Arbeit benötigt werden von überall aus zugänglich. An einem Dokument, das man im Büro zu erstellen begonnen hat, kann man sofort im Heimarbeitsplatz oder während einer Zugfahrt weiter bearbeiten. Und das auf allen Endgeräten, deshalb können Sie immer das am besten für die Arbeitsumgebung am besten passende wählen. Sie müssen vor einem Kundentermin jetzt nicht immer extra das Notebook auspacken und starten um das Angebot noch einmal zu überprüfen, mit Office 365 kann man dafür bequem das Smartphone nutzen. Der Vorteil mit Office 365 kann jeder Anwender seine Office Tools auf bis zu fünf Endgeräten verwenden.

Fragen Sie sich, wie Sie den Anforderungen nach revisionssicherer Archivierung Ihrer Mails und Daten nachkommen können?

Viele Unternehmensinhaber und Geschäftsführer sind sich noch nicht darüber im Klaren, dass es notwendig ist, die digitale Kommunikation zu archivieren. Viele Branchen sind  mit Archivierungsanforderungen konfrontiert und ein klassisches Backup ist dabei nicht ausreichend. Office 365 bietet umfassende Archivierungslösungen, die eine unveränderbare Speicherung Ihrer Daten ermöglicht. Das betrifft sowohl Ihre Emails als auch gespeicherte, geschäftsrelevante Dateien  – und das ganz ohne zusätzliche Software, Hardware oder kostenintensive Speicherlösungen.

Sind hohe IT Kosten, unflexible Systeme und häufige Ausfälle sind auch Ihre Ärgernis?

Jeder kennt sie, die Sorgen, die man sich macht, wenn die IT oder der Dienstleister ankündigt, dass die Server modernisiert werden. Maßnahmen dieser Art sind in der Regel mit hohen Investition (neue Hardware) und Ausfallzeiten verbunden. Häufig verläuft die Verbesserung der IT Infrastruktur nicht ganz so reibungslos wie geplant und bringt deshalb oft noch Nachwirkungen mit sich. Modernste Technologien ermöglichen es heute die eigene IT Infrastruktur auf ein Minimum zu reduzieren. Office 365 und Managed Workplace von ICTE bieten eine kostengünstige und mit Ihrem Unternehmen wachsende Arbeitsplattform.

Kostet es Ihrem Unternehmen aktuell viele Ressourcen (z.B Geld und Zeit), dass sich Mitarbeiter in neue Themen einarbeiten?

Wichtige Informationen sind bei Ihnen auf verschiedene Tools und Systeme verteilt? Erfahrene Mitarbeiter wissen meist noch ebenso, wo sie etwas wiederfinden können? Für einen neuen Mitarbeiter ist das Auffinden bestehender Informationen ein gewaltiges Problem? Mit Office 365 können Sie alle Informationen an einem Punkt auffindbar machen. Natürlich findet jeder Mitarbeiter nur jene Informationen, die er für seine Arbeit benötigt und berechtigt ist. Mit Managed Workplace und Office 365 reduzieren Sie auf diese Weise Einarbeitungszeiten in neue Themen und Projekte.

Sie haben hohe Reisekosten? Warum diese nicht reduzieren?

Sie haben Mitarbeiter an mehreren Standorten? Oder Ihre Mitarbeiter sind dienstlich oft unterwegs? Da ist es schwierig und oft kostenintensiv, alle Mitarbeiter auf einen gemeinsamen an einen Tisch zu bringen. Aber auch Kundenbesuche und Serviceeinsätze sind fast immer mit einer Dienstreise verbunden. Selbstverständlich lassen sich nicht alle Termine durch virtuelle Meetings ersetzen, denn der persönliche Kontakt ist wichtig. Aber es gibt Möglichkeiten dienstliche Reisen ohne einen Vertrauensverlust zu reduzieren. Mit Office 365 können Kunden, Partner oder Mitarbeiter an entfernten Standorten reibungslos in die Zusammenarbeit eingebunden werden. Es ist dabei möglich, Informationen sicher zu teilen und gemeinsam an Dokumenten oder Tabellen zu arbeiten.

Stellen Ihre Kunden hohe Erwartungen an einen individuellen Service und verursachen damit einen immer höheren Beratungsaufwand?

Die meisten Branchen können heute nur durch die Individualisierung Ihrer Produkte und Dienstleistungen wachsen. Kundenspezifische Anforderungen zu erfüllen bedeutet eine enge Interaktion mit dem Kunden. Die Schnittstelle zum Kunden sind dabei selten digital: Handschriftliche Notizen werden erstellt, Bestellungen gefaxt oder gedruckte Konstruktionszeichnungen ausgetauscht. Prozesse, wie diese, sind kaum effizient und auch fehleranfällig. Haben Sie auch schon Kundenlösungen produziert, welche die letzten Änderungen des Kunden nicht enthalten haben? Durch gemeinsame Plattformen und geteilte Dokumente stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten in dem Projekt immer auf den aktuellsten Stand der Dinge sind.

Kennen Sie es, dass ein Meeting ergebnis- bzw. folgenlos endete?

Von vielen werden Besprechungen als Produktivitätskiller empfunden: Häufig enden sie damit, das alle Beteiligten etwas in ihren Aufzeichnungen festhalten, aber die Ergebnisse nicht zentral verfügbar sind. Nach dem Meeting steht auch schon der nächste Termin an und keiner führt die Notizen aller Teilnehmer zusammen und eine Nachverfolgung der Aufgaben wird selten gemacht. Office 365 bietet die Möglichkeit, dass alle Teilnehmer Ihre Notizen direkt während dem Meeting in einem gemeinsamen Notizbuch erfassen. So wird ein Protokoll schon während dem Meeting erstellt, das für alle Teilnehmer und Interessenten zugänglich ist. Auch Aktivitäten und Aufgaben können während der Besprechung definiert und erfasst werden. Durch die Integration dieser in das persönliche Outlook geht auch nichts verloren. ICTE unterstützt die dabei diese Meeting-Kultur zu etablieren, die aus dem Produktivitätskiller eine effiziente Maßnahme macht.

Glauben Sie, dass die Einführung neuer Arbeitstechnologien zeitaufwendig ist und hohe Kosten verursacht?

Unternehmen schrecken meist vor Veränderungen ihrer IT Systeme zurück. Auch zu Recht, denn die Anschaffung und Implementierung neuer IT Systeme oder Software bedeutet, dass hohe Investitionen in Hardware, Lizenzen, Unterstützung durch einen externen Dienstleister und einen hohen eigenen Arbeitsaufwand zu erwarten sind. Außerdem braucht es einige Zeit der Einarbeitung in die neue Software und häufig bleiben die Ergebnisse hinter den Erwartungen zurück. Mit der Nutzung von Cloud-Services und Office 365 lagern Sie Teile Ihrer eigenen Infrastruktur aus und erreichen dabei eine Handlungsfreiheit, die es Ihnen erlaubt sich auf die Kernsysteme im Unternehmen zu kümmern. Durch die Auslagerung der Systeme entfällt die aufwändige und kostenintensive Inbetriebnahme von neuen Lösungen, Sie benötigen kein neues IT-Wissen und sind sofort startklar. Nach Migration Ihrer Daten verfügen Sie stets und ohne Zusatzaufwand über die aktuelle Version der jeweiligen Dienste und sind dabei durch immer aktuelle Sicherheits-Updates bestmöglich geschützt. Die Änderungen für Ihre Mitarbeiter erfolgen ausgehend von den bestehenden Tools Schritt für Schritt. Office 365 bietet Ihnen eine sofort nutzbare Plattform
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Haben Sie Angst davor, dass optimierte, digitale Arbeitsweisen eine viel zu große Veränderung für Ihre Mitarbeiter darstellt?

Viele der täglichen Arbeitsweisen stammen noch aus einer frühen Epoche der Digitalisierung. Aktuelle Tools und Technologien können viele Vorteile in Ihr Unternehmen bringen: Eine optimierte interne Zusammenarbeit führt zu mehr Produktivität und einer besseren Interaktion mit dem Kunden. Dazu müssen die Mitarbeiter nur die veränderte Arbeitsweise aber auch in ihren Arbeitsalltag aufnehmen. Ein neues Tool nur anzuschaffen, ist wenig sinnvoll und bringt auch keinen Erfolg. Veränderungen sind ein langwieriges Unterfangen. Office 365 bietet hier eine gute Ausgangslage, da es auf den bekannten Office Tools aufsetzt und die Praktiken der Zusammenarbeit, des mobilen Zugriffs und der Kommunikation direkt in diese Tools und Arbeitsabläufe integriert. Office 365 ermöglicht so eine schrittweise Optimierung Ihrer Arbeitsweise in einem vertrauten Arbeitsumfeld.