Mit moderne Bürokommunikation mehr weiter bringen

Alternativen zur E-Mail Flut

Seit dem Anfang der 90er, als die elektronische Kommunikation eine Revolution war, geraten Emails angesichts neuerer Kommunikationswege, wie z.B. Social Media, immer mehr ins Hintertreffen. Emails ist zwar sowohl in Unternehmen als auch im privaten Umfeld hervorragend etabliert, doch im Sinne des technischen Fortschritts und des Medienwandels ist die elektronische Post schlichtweg veraltet.

Betrachtet man den Zeitbedarf von Email-Kommunikation in Unternehmen sind die Zahlen alarmierend. Die Stiftung Produktive Schweiz hat erhoben, dass Büroangestellte bis zu 40 Mail pro Stunde ihren Email Posteingang checken. Pro Mitarbeit ist das ein Monat Arbeitszeit pro Jahr. Grund genug, um über Alternativen nachzudenken.

Ein weiterer Zeitkiller im Arbeitsleben ist die Erreichbarkeit bzw. der Zugang zu Meetings vor Ort. Intelligente Erreichbarkeit über IP Telefonie und virtuelle Zusammenarbeit über Kollaboration Plattformen senken Kosten und steigern die Produktivität.

In dieser Blogserie lesen Sie über die Alternativen zur Email-Flut und wie man moderne Bürokommunikation im Büroalltag einsetzen kann.

Alternative 1: Enterprise Social Network statt E-Mail

Konzerne wie Atos oder Allianz setzen auf „Zero Mail“ und setzen ein Enterprise Social Network namens „blueKiwi“ ein. ATOS Mitarbeiter haben vor dem Einsatz der Enterprise Social Network Lösung bis zu 20 Stunden pro Woche mit dem Lesen und Beantworten von Emails verbracht.

Die Lösung „blueKiwi“ vereint gemeinsam Dokumentenverwaltung, Diskussionsforen, Microblogs und Chat innerhalb einer Softwaresuite. Projektgruppen lassen sich im Stile von Communities aufbauen, Nutzer von den jeweiligen Administratoren mit unterschiedlichen Zugriffs- und Schreibrechten versehen.

Die Inhalte sind zentral zugänglich, das spart Emails über Projektfortschritte. Wer eine Information benötigt, muss keine Mail verfassen, sondern kann per Suchfunktion seine Fragen selbst beantworten und per Kommentarfunktion oder im Chat etwaige Anregungen mitteilen.

Aber auch kleinere Unternehmen könnten mit Office 365 insbesonders mit Teams und Yammer auch ein eigenes „Zero Mails“ Projekt starten.